Dokumentacja kadrowa w 2019 r. – jak ją prowadzić bez błędów

Wstęp

Zatrudniając przynajmniej jednego pracownika, pracodawca musi założyć i prowadzić dokumentację pracowniczą. Nowe przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. dzielą dokumentację pracowniczą na akta osobowe oraz dokumentację w sprawach ze stosunku pracy. Niektóre dokumenty pracownicze powinny być sporządzane w określonej przepisami formie, inne pracodawca może stworzyć samodzielnie.

W opracowaniu zostały omówione najważniejsze kwestie związane z prowadzeniem przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej. Książka uwzględnia najnowsze zmiany w przepisach, w wyniku których zmianie uległy niektóre dokumenty dotyczące zatrudniania pracowników. Omówione zostały także kwestie dotyczące ochrony danych osobowych, związane z wprowadzeniem RODO. Mają one duży wpływ na zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma istotne znaczenie praktyczne, pozwala bowiem ustalić uprawnienia pracownicze pracowników. W przypadku sporu ze stosunku pracy brak właściwej dokumentacji jest okolicznością obciążającą pracodawcę. Wszelkie zaniedbania w zakresie prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji są naruszeniem praw pracowniczych. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, może być ukarana grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Ponadto do obowiązków pracodawcy należy składanie do ZUS wymaganych ustawowo dokumentów. Są to m.in. dokumenty zgłoszeniowe, informacyjne oraz wyrejestrowujące. Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzone zostały nowe formularze zgłoszeniowe, dzięki którym pracodawca może skrócić okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Warunkiem skrócenia jest złożenie w ZUS oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportów informacyjnych (ZUS RIA) za pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. W raportach tych płatnik składek przekazuje informacje niezbędne do ustalenia w przyszłości tym osobom świadczeń emerytalno-rentowych. Na przesłanie tych raportów płatnik składek ma rok od daty złożenia oświadczenia. Złożenie tych dokumentów ma charakter jednorazowy i jest obowiązkowe wyłącznie wtedy, gdy pracodawca/zleceniodawca zamierza skrócić okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej do 10 lat.

1. Dane uzyskiwane od kandydata do pracy i pracownika