Zaliczki, zadatki, przedpłaty i raty w księgach rachunkowych

W czasie dokonywania rozliczeń z kontrahentami, dotyczących zapłaty przyszłych świadczeń, należy uwzględnić zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym wraz z rozporządzeniem wykonawczym do tej ustawy.

Otrzymane od kontrahentów zapłaty przyszłych świadczeń, do czasu ich realizacji, ujmuje się w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. Sposób ujęcia otrzymanych zaliczek na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” związany jest z powstaniem bądź niepowstaniem obowiązku podatkowego w zakresie VAT.

Rozliczenia międzyokresowe przychodów ujmuje się w pasywach bilansu w zależności od tytułu:

1) w wierszu B.IV.1 - jako rozliczenia międzyokresowe - „Ujemna wartość firmy”,

2) w wierszu B.IV.2 - jako rozliczenia międzyokresowe - „Inne rozliczenia międzyokresowe”,

3) w wierszu B.III.2e - jako zobowiązania krótkoterminowe - „Zaliczki otrzymane na dostawy”.

Termin powstania obowiązku podatkowego w zakresie VAT jest uzależniony od wysokości otrzymanej od kontrahenta zaliczki (przedpłaty, zadatku, raty).

W przypadku pobrania co najmniej połowy ceny (przedpłata, zaliczka, zadatek, rata) przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, w myśl art. 6 ust. 8 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą przyjęcia zapłaty. Zasada ta odnosi się także do eksportu towarów, jeśli ich wywóz nastąpi w ciągu sześciu miesięcy od dnia otrzymania zaliczki. Obowiązek podatkowy powstaje więc niezależnie od daty wystawienia faktury.