Przed inwentaryzacją trzeba zadbać o zaktualizowanie dokumentacji

Już 1 października mogą rozpocząć się inwentaryzacje drogą spisu z natury i drogą potwierdzania salda. Najwyższy więc czas, aby zaktualizować dokumentację inwentaryzacyjną oraz wydać zarządzania w sprawie przeprowadzania prac. Chodzi o to, aby przyczyniły się one do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, ale jednocześnie nie utrudniały bieżącego funkcjonowania jednostki. Dziś przypomnimy najważniejsze zadania w tej dziedzinie oraz odpowiemy na pytania księgowych.

Zweryfikowanie instrukcji

W ostatnich latach nie następowały zmiany przepisów dotyczących inwentaryzacji, ale za to zmieniały się warunki jej przeprowadzania. Pandemia, ograniczone zasoby pracowników wymusiły zmiany organizacyjne, a to oznacza, że należy przejrzeć instrukcję inwentaryzacyjną i inne dokumenty, aby dostosować je do aktualnej sytuacji jednostki i stosowanych rozwiązań technicznych przy prowadzonych pracach.

Przykład 1

Poprawa zapisu

W instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki jest zapis, że wysyła ona prośby o potwierdzenie salda listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Od kilku lat spółka praktykuje porozumiewanie się za pomocą poczty e-mail w sprawach potwierdzeń salda ze swoimi odbiorcami. Należy więc uaktualnić także zapis instrukcji inwentaryzacyjnej.

Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. z 2016 r. poz. 55) wskazuje m.in., że podstawowym dokumentem, zgodnie z którym powinna być sporządzana inwentaryzacja, jest instrukcja inwentaryzacyjna. Ma ona stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Najczęściej w jednostce funkcjonuje jedna całościowa instrukcja, w której omówiono całość procesów. Często z tego powodu jest ona dość ogólna i pracownicy niechętnie się z nią zapoznają, mimo że mają taki obowiązek, jeśli choćby pośrednio inwentaryzacja ich dotyczy. Jak to zmienić? Warto zastosować wskazówkę zawartą w stanowisku KSR. Nie ma przecież przeszkód, aby zamiast jednej było więcej instrukcji przeznaczonych: