Prace fit-out to nie rozliczenia międzyokresowe czynne

Branża nieruchomości komercyjnych pod wynajem dla firm jest bardzo konkurencyjna. Przedsiębiorcy z tej branży poszukują więc coraz nowszych sposobów na pozyskanie najemców i zachęcenie ich do skorzystania z usług. Jednym z nich jest tzw. fit-out. Księgowi w branży nieruchomości zastanawiają się, w jaki sposób powinni rozliczyć ponoszone na niego nakłady. Czy stanowią one zwiększenie wartości nieruchomości, koszt ujmowany jednorazowo, czy koszt rozliczany w czasie? Odpowiedź na to pytanie jest kluczowa, decyduje bowiem nie tylko o ujęciu w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, lecz także o konsekwencjach podatkowych. Znaczenie prawidłowej kwalifikacji w tym zakresie podkreśla ostatnia interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 czerwca 2023 r. ©℗

Spółki, które oferują wynajem powierzchni biurowych, dostosowują te powierzchnie do potrzeb klientów, prowadząc prace adaptacyjne i aranżacyjne o charakterze prac wykończeniowych w ramach nowych inwestycji. Są one wykonywane na powierzchni najmu i często określane jako „prace fit-out pierwotne”. Stanowią w istocie dodatkowe prace adaptacyjne w lokalu do konkretnych potrzeb pierwszego użytkownika. Księgowi w spółkach nieruchomościowych zwracają uwagę na to, że ich przeprowadzenie możliwe jest zarówno przed oddaniem inwestycji do używania, jak i po nim. Drugim rodzajem fit-out są prace adaptacyjne i aranżacyjne tzw. wtórne. Dotyczą one nakładów wykonywanych po oddaniu budynku do używania na potrzeby kolejnego najemcy danego lokalu i są traktowane z technicznego punktu widzenia jako zmiany dotychczasowego wykończenia powierzchni najmu. Mamy zatem w przypadku tych prac do czynienia z różnymi scenariuszami, ale zarówno prace fit-out pierwotne, jak i prace fit-out wtórne, pozostają w ścisłym związku z konkretnym najemcą. Z technicznego punktu widzenia ponoszone koszty w ramach tych prac dotyczą np. nowego układu ścian lub wykończenia ścian w materiale i kolorystyce nawiązującej do barw i logo danego najemcy, przearanżowania instalacji elektrycznych, wodno-kanalizacyjnych czy grzewczych, wymiany wykładzin i podłóg na odpowiadające potrzebom najemcy itp. Podkreślić należy, że w obu przypadkach prace są wykonywane pod potrzeby konkretnego najemcy i stanowią warunek konieczny wejścia w życie umowy najmu, a ich rezultaty mogą być wykorzystane co do zasady tylko przez konkretnego najemcę, pod potrzeby którego są czynione. Po zakończeniu umowy najmu każdy nowy najemca, zgodnie z panującym standardem biznesowym, oczekuje przystosowania wynajmowanego lokalu do jego własnych komercyjnych potrzeb, które ze względu na panujące standardy u danego najemcy mogą być zupełnie odmienne od oczekiwań dotychczasowego najemcy zajmującego daną powierzchnię.