Wewnętrzny obieg dokumentów w organizacjach pozarządowych

Sprawny system rachunkowości i kontrola wewnętrzna, opracowana w wewnętrznej polityce rachunkowości, jest niezbędna do prowadzenia działalności statutowej każdego stowarzyszenia i fundacji. Jednym z elementów tej polityki jest system obiegu i kontroli dokumentacji - stosowny do skali i charakteru jednostki. Realizuje się go w postaci efektywnej kontroli przyjmowania, wydawania i magazynowania posiadanych zasobów.

Polityka rachunkowości a wewnętrzny obieg dokumentacji

Przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej, nakładają obowiązek posiadania i aktualizowania przez jednostki tzw. polityki rachunkowości. Nie precyzują przy tym, w jaki sposób powinna ona być opracowana, ani też nie ograniczają jej stosowania do jednostek wykazujących odpowiedni obrót środków finansowych lub dużą ilość przeprowadzanych czynności księgowych. Zakłada się, że każde stowarzyszenie i fundacja powinny się posługiwać ustaleniami, które zebrane w zwarty, czytelny sposób stanowią politykę rachunkowości. Polityka rachunkowości powinna mieć formę pisemną. Powinna zostać przyjęta w drodze uchwały przez odpowiedni organ (zarząd lub walne zgromadzenie). Zasady w niej zawarte określają m.in. plany kont, reguły przechowywania i archiwizacji dokumentacji finansowej, sposób amortyzowania środków trwałych, informacje o sposobie księgowania kosztów przynależących do roku poprzedniego, a realizowanych w roku następnym itp. Elementem polityki rachunkowości jest też wewnętrzny obieg dokumentów - czyli instrukcja dotycząca m.in. tego, kto jest uprawniony do wystawiania rachunków, podpisywania umów, stwierdzania prawidłowości poniesionych kosztów, dekretowania i zatwierdzania płatności. Instrukcja dotycząca wewnętrznego obiegu dokumentów jest w polityce rachunkowości fakultatywna. Jej skonstruowanie nie jest obowiązkiem prawnym, tylko zaleceniem do stosowania w celu usprawnienia funkcjonowania całej organizacji. Często jest wymogiem stosowanym przez darczyńcę do konkretnego projektu.