Wyrok NSA z dnia 10 sierpnia 2022 r., sygn. II FSK 1758/20

Podatek dochodowy od osób fizycznych; Interpretacje podatkowe

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Tomasz Kolanowski Sędziowie Sędzia NSA Maciej Jaśniewicz (spr.) Sędzia NSA Sylwester Golec po rozpoznaniu w dniu 10 sierpnia 2022 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Finansowej skargi kasacyjnej E. sp. z o.o. z siedzibą w W. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 29 października 2019 r. sygn. akt III SA/Wa 568/19 w sprawie ze skargi E. sp. z o.o. z siedzibą w W. na postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 grudnia 2018 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie wniosku o udzielenie interpretacji indywidualnej 1) uchyla zaskarżony wyrok w całości; 2) uchyla postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 grudnia 2018 r. nr [...]; 3) zasądza od Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na rzecz E. sp. z o.o. z siedzibą w W. kwotę 1.257 (jeden tysiąc dwieście pięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.

Uzasadnienie

1.1. Wyrokiem z 29 października 2019 r., sygn. akt III SA/Wa 568/19, w sprawie ze skargi E[...] sp. z o.o. z siedzibą w W. (dalej: "Spółka") na postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: "DKIS") z dnia 20 grudnia 2018 r. w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie wniosku o udzielenie interpretacji indywidualnej, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j.: Dz. U. z 2018 r. poz. 1302 ze zm., dalej zwana: "p.p.s.a.") oddalił skargę. Pełna treść uzasadnienia zaskarżonego orzeczenia, jak i innych wyroków powołanych poniżej, dostępna jest na stronie internetowej https://orzeczenia.nsa.gov.pl/ (dalej w skrócie: "CBOSA").

1.2. Sąd pierwszej instancji przedstawił następujący stan faktyczny sprawy. Spółka złożyła wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości przechowywania dokumentów jedynie w formie elektronicznej oraz prawidłowości przyjętej procedury przetwarzania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. We wniosku przedstawiła następujące zdarzenie przyszłe. Wnioskodawca jest spółką kapitałową prawa polskiego, działającą w branży produktów higienicznych. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (,,VAT"). Spółka ponosi różnego rodzaju wydatki związane z jej podstawową działalnością. Ponadto zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe (w tym wydatki ponoszone w trakcie krajowych i zagranicznych podróży służbowych), podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką kosztów. W Spółce funkcjonuje procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych (dokumentujących poniesienie przez Spółkę innych wydatków niż wydatki służbowe pracowników), otrzymywanych w formie papierowej ("Faktury"). Zgodnie z tą procedurą, w momencie wpływu do Spółki faktury w formie papierowej dokumentującej dokonanie przez Spółkę transakcji zakupowej, nanoszona jest na nią informacja o dacie wpływu do Spółki. Następnie pracownik Spółki skanuje taką fakturę, co wiążę się z jej jednoczesnym, automatycznym importem do systemu dedykowanego do przechowywania faktur. Po weryfikacji i zatwierdzeniu faktur, są one przekazywane do systemu SAP ("System SAP"). Faktury są przechowywane w Systemie SAP w formacie uniemożliwiającym edycję zawartych na nich danych, w podziale na okresy rozliczeniowe. Po przesłaniu Faktury do Systemu SAP, nie ma możliwości ingerowania w jej treść, ani jej usunięcia. Faktury są przechowywane w Systemie SAP przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT. Wersje fizyczne (papierowe) faktur, również są przechowywane przez Spółkę co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT, w podziale na poszczególne dni danego miesiąca, zgodnie z kolejnością ich księgowania ("Procedura"). Obecnie Spółka rozważa zmianę Procedury poprzez rezygnację z przechowywania wersji papierowych Faktur, które po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, w sposób opisany powyżej, będą niszczone. Zasadność ponoszenia wydatków udokumentowanych Fakturami jest weryfikowana przed ich poniesieniem, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Faktury będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium RP. Co do rozliczania wydatków służbowych, Spółka obecnie planuje wdrożyć system rozliczania wydatków pracowniczych oparty o elektroniczny obieg dokumentów ("System"). System ma umożliwić przeprowadzenie rozliczenia wszelkiego rodzaju wydatków pracowniczych, w tym wydatków udokumentowanych za pomocą faktur, rachunków, paragonów i innych dokumentów ("Dokumenty"). Zgodnie z obowiązującymi w Spółce zasadami, w przypadku wydatków służbowych udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, nabywcą wskazanym na fakturze (rachunku) powinna być Spółka. Faktura (rachunek) może również pomocniczo wskazywać na dane pracownika dokonującego danego zakupu. Jak wskazano, rozliczanie wydatków służbowych poniesionych przez pracowników będzie dokonywane przez pracownika za pośrednictwem Systemu. W ramach Systemu pracownik będzie tworzył raport poniesionych w danym okresie wydatków służbowych ("Raport"). W celu właściwego udokumentowania danego wydatku, pracownik wgra do Systemu skan lub zdjęcie Dokumentu w jednym z akceptowanych formatów, tj. PNG, JPG, JPEG, PDF, HTML, TIF lub TIFF i dołączy go do tworzonego w Systemie Raportu. Następnie Raport będzie akceptowany przez pracownika i przesyłany do zatwierdzenia przez przełożonego (przełożonych) lub przez wyznaczoną przez Spółkę osobę, zajmującą się zatwierdzaniem wydatków pracowniczych. Po przesłaniu Raportu do zatwierdzenia, pracownik ani inne osoby nie będą miały możliwości usunięcia Dokumentu z Systemu ani ingerowania w jego treść. Dokumenty będą przechowywane w Systemie w formie elektronicznej, w formacie, który uniemożliwi ich modyfikację. Dokumenty będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium RP. Osoba zatwierdzająca Raport będzie przeprowadzać kontrolę formalną (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku) i merytoryczną (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku/związku z działalnością Spółki) Dokumentów zamieszczonych w Systemie. Warunkiem zatwierdzenia wydatku będzie jego związek z działalnością Spółki (w tym objęcie danego wydatku polityką kosztów Wnioskodawcy), a także pozytywny wynik weryfikacji dotyczącej właściwego udokumentowania wydatku, tj. uzyskanie Dokumentu (podlegającego przesłaniu do Systemu) w odpowiedniej (akceptowanej przez Spółkę) formie. Wnioskodawca nie wyklucza, że dla celów wewnętrznej kontroli pracownicy Spółki będą zobowiązani do przechowywania Dokumentów w formie papierowej przez pewien okres od dnia zatwierdzenia Raportu. Po upływie powyższego okresu. Dokumenty będą mogły zostać zniszczone. Opisany powyżej sposób przechowywania w Systemie zarówno Dokumentów, jak i Raportów, będzie uniemożliwiał ich edycję i zmianę jakichkolwiek danych. Zarówno Dokumenty, jak i Raporty będą przechowywane w Systemie przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT). W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp zarówno do Dokumentów jak i Faktur przechowywanych w wersji elektronicznej, tj. odnaleźć niezwłocznie Dokument lub Fakturę, na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną. Sposób przechowywania Dokumentów w Systemie, a także Faktur w Systemie SAP będzie zapewniał Spółce możliwość identyfikacji tożsamości sprzedawcy (autentyczność pochodzenia) oraz brak możliwości modyfikacji danych (integralność), ponadto przechowywane Dokumenty i Faktury będą miały również odpowiednią jakość, zapewniającą możliwość bezproblemowego odczytu danych zawartych na Dokumencie lub na Fakturze (czytelność). Całość digitalizowanych Dokumentów będzie przechowywana w Systemie, zaś całość digitalizowanych Faktur będzie przechowywana w Systemie SAP w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe. W odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego sformułowano następujące pytanie (oznaczone we wniosku numerem 3):