Akt prawny
archiwalny
Wersja archiwalna od 2018-07-20 do 2018-11-08
Wersja archiwalna od 2018-07-20 do 2018-11-08
archiwalny
ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 3 listopada 2016 r.
w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości
(ostatnia zmiana: DUMS. z 2018 r., poz. 207) Pokaż wszystkie zmiany
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) arkuszu analizy ryzyka – należy przez to rozumieć dokument, zawierający wyniki przeprowadzonej identyfikacji ryzyka, oceny i monitorowania poziomu ryzyka;
2) identyfikacji ryzyka – należy przez to rozumieć czynności podjęte w celu oszacowania możliwego wpływu zidentyfikowanego ryzyka na osiąganie celów i realizację zadań;
3) Dyrektorze Generalnym – należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości;
4) informacji o celach – należy przez to rozumieć dokument, przedstawiający informację o celach wyznaczonych do realizacji na dany rok;
5) kierownictwie – należy przez to rozumieć kierownictwo Ministerstwa Sprawiedliwości;
6) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa Sprawiedliwości;
7) kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
8) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Sprawiedliwości;
9) propozycjach planów działań – należy przez to rozumieć propozycje planów działań komórek organizacyjnych na dany rok;
10) projekcie planu działań Ministerstwa – należy przez to rozumieć projekt planu działań Ministerstwa Sprawiedliwości na dany rok;
11) zestawieniu – należy przez to rozumieć zestawienie wybranych rezultatów pracy komórki organizacyjnej w danym roku.
§ 2.1. Zarządzenie określa zasady i tryb funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości.
2. System kontroli zarządczej w Ministerstwie obejmuje w szczególności:
1) wyznaczanie celów do planu działań Ministerstwa, mierników określających stopień realizacji celów i zadań służących ich osiągnięciu;
2) zarządzanie ryzykiem w Ministerstwie;
3) monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, w szczególności sporządzanie sprawozdań z wykonania planu działań i zarządzania ryzykiem;
4) kontrolę i audyt;
5) zarządzanie portfelem projektów;
6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;
7) politykę antykorupcyjną;
8) zarządzanie finansami;
9) zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym zarządzanie przez kompetencje;
10) dokonywanie oceny systemu kontroli zarządczej, w tym sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie;
11) zapewnianie członkom kierownictwa i Dyrektorowi Generalnemu informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie, w szczególności sporządzanie raportów i przeprowadzanie przeglądu systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.
3. Elementy systemu kontroli zarządczej, określone w ust. 2 pkt 4–9 regulują odrębne przepisy.
§ 3.1 . Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie sprawuje Dyrektor Generalny przy pomocy właściwych komórek organizacyjnych.
2. Jeżeli do sprawnej realizacji zadań określonych w zarządzeniu niezbędne jest stosowanie jednolitych form przedstawiania danych, Biuro Dyrektora Generalnego [1] opracowuje odpowiednie formularze i kwestionariusze oraz po ich zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego udostępnia je komórkom organizacyjnym.
Rozdział 2
Planowanie działań i analiza ryzyka
§ 4. 1. Plan działań Ministerstwa, obejmujący jeden rok kalendarzowy, jest opracowywany na podstawie informacji o celach.
2. Nadzorujący członek kierownictwa i Dyrektor Generalny wyznaczają cele i zadania do realizacji na dany rok dla właściwej komórki organizacyjnej. Wyznaczone cele i zadania są dokumentowane w informacji o celach.
3. Dyrektor Generalny zatwierdzoną informację o celach przekazuje do dnia 15 listopada każdego roku dyrektorowi właściwej komórki organizacyjnej. W informacji o celach wskazuje się w szczególności:
1) cele komórki organizacyjnej wynikające z projektu planu działalności dla działu administracji rządowej – sprawiedliwość;
2) cele priorytetowe komórki organizacyjnej na dany rok, jednak nie więcej niż trzy;
3) zadania służące realizacji każdego z celów.
4. Przygotowując informację o celach bierze się pod uwagę:
1) kierunki i cele działalności działu administracji rządowej – sprawiedliwość;
2) informację o przypadających Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej;
3) zasoby kadrowe, którymi dysponować będzie komórka organizacyjna na dany rok;
4) czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów.
§ 5.Plan działań Ministerstwa określa w szczególności:
1) cele komórki organizacyjnej na dany rok, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 1 i 2;
2) mierniki stopnia realizacji celów;
3) wartość bazową oraz planowane wartości mierników w kolejnych okresach sprawozdawczych;
4) zadania służące realizacji każdego z celów, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 3.
§ 6.1. Na podstawie informacji o celach komórki organizacyjne przygotowują, w zakresie swojej właściwości, propozycje planów działań oraz zestawień. Tworząc zestawienie komórka organizacyjna korzysta z katalogu rezultatów za rok ubiegły, opracowanego przez Biuro Dyrektora Generalnego [2].
2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych zaakceptowane propozycje planów działań i zestawień przekazują do dnia 25 listopada każdego roku do Biura Dyrektora Generalnego [3] celem zaopiniowania.
§ 7.1. Biuro Dyrektora Generalnego [4] sporządza opinie o propozycjach planów działań w zakresie zaproponowanych mierników i ich wartości bazowych oraz o zestawieniach w zakresie zaproponowanych mierników, a następnie przekazuje je komórkom organizacyjnym.
2. W przypadku zmiany propozycji planów działań oraz zestawień, będących wynikiem uwzględnienia opinii sporządzonej przez Biuro Dyrektora Generalnego [5], przepisy § 6 stosuje się odpowiednio.
§ 8.1. Propozycje planów działań są przekazywane przez komórki organizacyjne nadzorującemu członkowi kierownictwa lub Dyrektorowi Generalnemu do zatwierdzenia.
2. Zatwierdzone przez nadzorującego członka kierownictwa lub Dyrektora Generalnego propozycje planów działań komórki organizacyjne przekazują do Biura Dyrektora Generalnego [6].
3. Zaakceptowane przez dyrektorów komórek organizacyjnych zestawienia przekazywane są przez komórki organizacyjne do Biura Dyrektora Generalnego [7].
§ 9.1. Na podstawie zatwierdzonych propozycji planów działań Biuro Dyrektora Generalnego [8] przygotowuje projekt planu działań Ministerstwa i do dnia 15 grudnia każdego roku przedkłada go Dyrektorowi Generalnemu do akceptacji.
2. Dyrektor Generalny akceptuje projekt planu działań Ministerstwa i do dnia 20 grudnia każdego roku przedkłada go Ministrowi Sprawiedliwości do zatwierdzenia.
3. Minister Sprawiedliwości zatwierdza projekt planu działań Ministerstwa do dnia 31 grudnia każdego roku.
§ 10.W przypadku niezaakceptowania przez Dyrektora Generalnego lub niezatwierdzenia przez Ministra Sprawiedliwości projektu planu działań Ministerstwa, a także w przypadku istnienia różnic w zatwierdzonym planie działalności dla działu administracji rządowej – sprawiedliwość w stosunku do projektu tego planu, propozycje planów działań zwraca się właściwej komórce organizacyjnej w celu wprowadzenia odpowiednich zmian. Przepisy § 6–8 stosuje się odpowiednio.
§ 11.1. Komórki organizacyjne identyfikują ryzyka w zakresie celów i zadań określonych w informacjach o celach oraz w zakresie pozostałych zadań wskazanych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa.
2. Identyfikację ryzyka w zakresie pozostałych zadań wskazanych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa przeprowadza się dla ryzyka korupcyjnego, bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych oraz innego ryzyka uznanego za szczególnie istotne.
3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych zaakceptowane arkusze analizy ryzyka przekazują do dnia 25 listopada każdego roku do Biura Dyrektora Generalnego [9] celem zaopiniowania.
§ 12.1. Biuro Dyrektora Generalnego [10] sporządza opinie o wynikach przeprowadzonej analizy ryzyka, a następnie przekazuje je komórkom organizacyjnym.
2. W przypadku zmian w arkuszach analizy ryzyka, będących efektem uwzględnienia opinii sporządzonej przez Biuro Dyrektora Generalnego [11], przepisy § 11 stosuje się odpowiednio.
§ 13.Komórki organizacyjne na bieżąco monitorują kompletność i aktualizują arkusze analizy ryzyka. Dyrektorzy komórek organizacyjnych zaktualizowane i zaakceptowane arkusze analizy ryzyka przekazują do Biura Dyrektora Generalnego [12].
§ 14.W przypadku potrzeby aktualizacji wartości mierników określonych w planie działań, komórki organizacyjne do dnia 31 marca każdego roku sporządzają aktualizację ich wartości. Przepisy § 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
§ 15.W terminie 21 dni od dnia utworzenia komórki organizacyjnej, wprowadzenia zmian w zakresie zadań komórki organizacyjnej lub innych zmian w istotny sposób wpływających na funkcjonowanie komórki organizacyjnej, które rodzą potrzebę zmiany planu działań, przepisy § 4 ust. 2 i 3, § 6–12 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 3
Monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej i zapewnianie informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie
§ 16. 1. W terminie 14 dni od zakończenia każdego kwartału, komórki organizacyjne sporządzają i przekazują do Biura Dyrektora Generalnego [13]:
1) kwartalne sprawozdania z realizacji planu działań;
2) kwartalne informacje o wykonaniu wybranych rezultatów pracy;
3) kwartalne sprawozdanie z podjętych działań służących zapobieganiu, ograniczeniu lub wyeliminowaniu ryzyka, zidentyfikowanego w trybie wskazanym w § 11 ust. 1 i 2.
2. Sprawozdania i informacja, o których mowa w ust. 1, za IV kwartał są sporządzane do dnia 21 stycznia każdego roku.
§ 17.Monitorowania elementów systemu kontroli zarządczej, określonych w § 2 ust. 2 pkt 5–9 dokonują właściwe komórki organizacyjne, o wynikach powiadamiając Biuro Dyrektora Generalnego [14].
§ 18.Biuro Dyrektora Generalnego [15] zapewnia członkom kierownictwa, Dyrektorowi Generalnemu i dyrektorom komórek organizacyjnych cykliczne informacje o realizacji planu działań Ministerstwa, zarządzaniu ryzykiem w Ministerstwie oraz dane finansowe i kadrowe.
§ 19.Do dnia 31 marca każdego roku Dyrektor Generalny przeprowadza przegląd funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie za rok ubiegły.
Rozdział 4
Ocena kontroli zarządczej i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie
§ 20. 1. Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie podlega ocenie co najmniej raz w roku.
2. W ocenie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie uwzględnia się w szczególności informacje pochodzące z:
1) monitoringu realizacji celów i zadań;
2) procesu analizy ryzyka;
3) samooceny systemu kontroli zarządczej;
4) przeprowadzonych kontroli i audytów.
§ 21.1. Samooceny systemu kontroli zarządczej za poprzedni rok w Ministerstwie dokonuje się do dnia 28 lutego każdego roku. Proces przeprowadzania samooceny oraz przygotowania i opracowania jej wyników koordynuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.
2. Wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie udostępnia się członkom kierownictwa, Dyrektorowi Generalnemu i pracownikom Ministerstwa.
§ 22.1. Kierownik komórki organizacyjnej, do dnia 15 marca każdego roku, składa do Biura Dyrektora Generalnego [16] oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej komórki organizacyjnej, którą kieruje.
2. Kierownik komórki organizacyjnej składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, w zakresie ponoszonej przez siebie odpowiedzialności za realizowane przez komórkę organizacyjną cele i zadania.
§ 23.1. Na podstawie oświadczeń, o których mowa w § 22 ust. 1, Biuro Dyrektora Generalnego [17] sporządza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok i przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu.
2. Zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego oświadczenie przekazywane jest do dnia 31 marca każdego roku Departamentowi Strategii i Funduszy Europejskich, który uwzględnia je przy sporządzaniu projektu oświadczenia Ministra Sprawiedliwości o stanie kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – sprawiedliwość za poprzedni rok.
Rozdział 5
Przepisy przejściowe i końcowe
§ 24. Sporządzanie sprawozdań z planu działań i analizy ryzyka Ministerstwa za 2016 r. odbywa się na podstawie przepisów dotychczasowych.
§ 25.Traci moc zarządzenie nr 244/15/BKA Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 listopada 2015 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. poz. 230).
§ 26.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
|
|
1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890, 2150 oraz z 2016 r. poz. 195, 1257, 1454.
[1] § 3 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[2] § 6 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[3] § 6 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[4] § 7 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[5] § 7 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[6] § 8 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[7] § 8 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[8] § 9 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[9] § 11 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[10] § 12 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[11] § 12 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[12] § 13 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[13] § 16 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[14] § 17 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[15] § 18 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[16] § 22 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
[17] § 23 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lipca 2018 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz.U.M.S. poz. 207). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2018 r.
