Załącznik
do zarządzenia nr 44 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 30 grudnia 2016 r.

Instrukcja w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych dla dysponenta części 23 i 45 budżetu państwa – jednostki budżetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych i dysponenta trzeciego stopnia środków budżetu państwa – jednostki budżetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych [1]

DZIAŁ I

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Rozdział 1

Miejsce i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 1. Księgi rachunkowe jednostki budżetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanej dalej „MSZ”, prowadzone są przez MSZ zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), zwaną dalej „ustawą”, w siedzibie przy alei J. Ch. Szucha 23 w Warszawie w zakresie:

1) dysponenta części 23 budżetu państwa – MSZ, zwanego dalej „Resortem SZ”, którego obsługuje Biuro Finansów;

2) dysponenta części 45 budżetu państwa – MSZ, zwanego dalej „Resortem SZ”, którego obsługuje Biuro Finansów;

3) dysponenta trzeciego stopnia środków budżetu państwa część 23 – MSZ, zwanego dalej „Centralą MSZ”, którego obsługuje Biuro Administracji;

4) dysponenta trzeciego stopnia środków budżetu państwa część 45 – MSZ, zwanego dalej „Centralą MSZ”, którego obsługuje Biuro Administracji.

§ 2. 1. Księgi rachunkowe prowadzi się odrębnie dla części 23 oraz 45 budżetu państwa.

2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną (konta syntetyczne), księgi pomocnicze (konta analityczne) oraz zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

3. Ostatecznego otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonuje się do dnia 30 kwietnia roku następnego po roku obrotowym.

§ 3. Kasowy charakter wykonania budżetu przez MSZ realizowany jest poprzez:

1) ewidencję dochodów i wydatków budżetowych w terminach ich faktycznego zrealizowania na rachunkach bankowych, z uwzględnieniem okresu przejściowego określonego w odrębnych przepisach. W ewidencji ujmowane są wyłącznie zrealizowane wpływy i wydatki dokonane na bieżącym rachunku bankowym dochodów i wydatków budżetowych;

2) kwoty zaplanowane na wydatki niezrealizowane przez MSZ w danym roku budżetowym, a nieujęte w wydatkach niewygasających określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.), wygasają z końcem roku budżetowego (nie przechodzą na rok następny);

3) niezrealizowane w danym roku dotacje celowe podlegają zwrotowi w części odpowiadającej niezrealizowanemu zadaniu;

4) niezrealizowane w danym roku dotacje podmiotowe podlegają zwrotowi w części niewykorzystanej dotacji.

§ 4. Operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetowych objętych planami MSZ ujmowane są w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.).

§ 5. Przelewy bankowe sporządzane są w systemie bankowości elektronicznej lub na obowiązujących drukach.

§ 6. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe) oraz dowody księgowe sporządzone przez MSZ (dowody własne).

§ 7. 1. Dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1–3, 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

3. Wartość, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 3, może być w dowodzie księgowym pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

§ 8. 1. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana bezpośrednio na dowodach księgowych lub dołączana do dowodu w formie wydruku lub luźnej karty. Dołączona informacja winna być trwale złączona z dowodem księgowym, bądź być jednoznacznie przypisana do danego dowodu.

2. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z ich treścią ekonomiczną z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

§ 9. 1. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy.

2. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

3. W ciągu roku obrotowego sporządza się, na podstawie właściwych przepisów miesięczne, kwartalne półroczne i roczne:

1) deklaracje ZUS;

2) deklaracje PFRON;

3) deklaracje VAT;

4) sprawozdania budżetowe;

5) sprawozdania jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych;

6) sprawozdania na potrzeby statystyczne na podstawie właściwych przepisów w formie zestawień;

7) sprawozdania z wykonania planów finansowych w układzie zadaniowym;

8) sprawozdania finansowe;

9) deklaracje PIT.

4. Do ewidencji księgowej Resortu SZ i Centrali MSZ, do okresu sprawozdawczego przyjmuje się dowody, które wpłynęły do wydziałów nadzorujących sprawy finansowe Centrali MSZ lub Resortu SZ odpowiednio, nie później niż do 5 dnia następującego po miesiącu sprawozdawczym, a w przypadku gdy dzień ten przypada na dzień wolny od pracy, do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty ujmowane są w ewidencji księgowej do bieżącego okresu.

5. Zgodnie z zasadą istotności zapisy ust. 4 nie mają znaczącego wpływu na wynik finansowy oraz sprawozdania budżetowe.

6. Zasady określone w ust. 4 i 5 dotyczą kwalifikowania dowodów w celu sporządzania sprawozdań budżetowych miesięcznych i kwartalnych za okres od stycznia do grudnia roku obrotowego.

7. W sprawozdaniach za rok ujmowane są wszystkie dowody dotyczące danego okresu sprawozdawczego przekazane do czasu ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych MSZ.

8. Dowody, które wpłynęły do Centrali MSZ i do Resortu SZ po sporządzeniu bilansu, a nie mają istotnego wpływu na wynik finansowy są ujmowane w księgach roku bieżącego. Przyjmuje się próg istotności w wysokości do 1% sumy bilansowej sprawozdania finansowego MSZ. Powyższy wskaźnik nie zniekształca obrazu sytuacji majątkowej MSZ.

§ 10. 1. Księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco, sprawdzalnie, z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

2. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzi sieje w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

3. Do ksiąg pomocniczych można prowadzić dodatkowe ewidencje w formie luźnych kart, które służą do gromadzenia danych w innych układach i są niezbędne do prawidłowego sporządzenia sprawozdań (w tym sprawozdań Rb 27,Rb 28, Rb-Z, Rb-N).

4. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji.

5. System informatyczny „FK MSZ Egeria” zapewnia zapisom księgowym automatycznie nadane kolejne numery pozycji, pod którą zostały wprowadzone do dziennika, oznaczenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu oraz automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów i sald.

6. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty liczone są w sposób ciągły w trakcie roku obrotowego. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron i są one sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły, narastająco w roku obrotowym.

§ 11. 1. Sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z ewidencją księgową, obejmujące: bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu MSZ na dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego, sporządzane są na podstawie obowiązujących przepisów.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej pełniącej funkcję dysponenta trzeciego stopnia (Centrala MSZ) w terminie do dnia 30 marca roku następującego po dniu bilansowym podpisuje i składa sprawozdanie finansowe do dysponenta części stanowiące wkład do sprawozdania finansowego MSZ.

3. W MSZ wzajemne wyłączenia są księgowane na kontach bilansowych. Z tego powodu nie stosuje się konta pozabilansowego „976” w brzmieniu i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych, mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U z 2013 r. poz. 289, z późn. zm.).

§ 12. Ustala się katalog kosztów, dotyczących wydatków ponoszonych przez Resort SZ na rzecz i w zakresie obsługi placówek zagranicznych:

1) koszty pracownicze, w szczególności wynagrodzenia osobowe pracowników placówek zagranicznych, dla których pracodawcą jest Minister Spraw Zagranicznych, koszty wynagrodzeń bezosobowych dla osób realizujących zadania związane z działalnością placówek zagranicznych, koszty dotyczące świadczeń należnych osobom planowanym do skierowania i skierowanym do pracy w placówkach zagranicznych;

2) koszty bieżące i majątkowe związane z zakupem towarów i usług dla placówek zagranicznych (w szczególności w zakresie telekomunikacji, informatyki, bezpieczeństwa, promocji, informacji, zakupów elementów identyfikujących jednostkę, takich jak flagi czy tablice);

3) koszty opinii, analiz, ekspertyz i innych dokumentów sporządzanych na rzecz placówek zagranicznych lub z przeznaczeniem dla nich, dotyczących w szczególności procesów remontowo-inwestycyjnych planowanych lub prowadzonych w placówkach zagranicznych;

4) koszty zakupów inwestycyjnych dotyczących placówek zagranicznych;

5) koszty inwestycyjne placówek zagranicznych;

6) inne koszty, w zakresie określonym w pkt 3-5, ponoszone na rzecz placówek zagranicznych lub na zakupy z przeznaczeniem dla placówek zagranicznych, z wyłączeniem kosztów podróży służbowych.

Rozdział 2

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 13. 1. Księgi rachunkowe MSZ prowadzone są przy użyciu komputera.

2. Dopuszcza się ręczne prowadzenie ksiąg pomocniczych.

3. Księgi rachunkowe MSZ obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

4. Dziennik prowadzi się w następujący sposób:

1) zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są chronologicznie;

2) zapisy są numerowane kolejno w sposób automatyczny;

3) sumy zapisów (obroty) są liczone w sposób ciągły;

4) obroty są jednocześnie automatycznie zapisywane w obrotach zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej przez system komputerowy „FK MSZ Egeria”.

5. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:

1) podwójnego zapisu polegającej na ujęciu zdarzenia gospodarczego na co najmniej dwóch kontach księgowych;

2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych;

3) równoczesnego ujęcia rejestrowanych zdarzeń gospodarczych w dzienniku;

4) powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

6. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zasady klasyfikowania zdarzeń, tworzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi określa zakładowy plan kont odrębnie dla Resortu SZ i Centrali MSZ.

7. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się według potrzeb, w szczególności dla:

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;

2) rozrachunków z kontrahentami;

3) rozrachunków z pracownikami;

4) rozliczeń podatku VAT (rejestr sprzedaży i zakupu);

5) kosztów istotnych dla jednostki składników aktywów;

6) operacji gotówkowych.

8. Rejestry VAT prowadzi się w systemie finansowo – księgowym lub w postaci luźnych kart. Zestawienia zobowiązań według układu zadaniowego, zestawienia należności i zobowiązań do sprawozdań RB-Z, RB-N, RB-27 i RB-28 (według wymogów sprawozdawczych) prowadzi się w postaci luźnych kart poza systemem finansowo – księgowym.

9. Konta pozabilansowe pełnią wyłącznie funkcję informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny.

10. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald zawierające:

1) symbole i nazwy kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

11. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest:

1) dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego;

2) dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji.

Rozdział 3

Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych

§ 14. 1. Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy.

2. W MSZ występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji:

1) spis z natury polegający na spisaniu z natury ilości, wycenie tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

2) potwierdzenie sald, polegające na uzgodnieniu z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) weryfikacja polegająca na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

3. Spisowi z natury podlegają:

1) zapasy materiałów;

2) gotówka w kasie, także czeki i weksle obce o terminie realizacji poniżej 3 miesięcy;

3) druki ścisłego zarachowania;

4) papiery wartościowe np. akcje, obligacje, czeki obce, bony skarbowe, weksle, gwarancje i inne;

5) środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów;

6) zbiory biblioteczne.

4. Spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych podmiotów albo będących w zarządzie innych jednostek sektora finansów publicznych, powierzonych MSZ do używania. Informacje o wynikach spisu należy wysłać do podmiotu będącego ich właścicielem albo do jednostki sektora finansów publicznych posiadających je w zarządzie.

5. Uzgodnienie salda przez jego potwierdzenie dotyczy:

1) aktywów pieniężnych na rachunkach bankowych;

2) należności od kontrahentów;

3) wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów.

6. Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są przez pisemne wysłanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości.

7. Spisu z natury i potwierdzenia salda nie stosuje się do:

1) należności spornych i wątpliwych;

2) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

3) rozrachunków z pracownikami;

4) należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych;

5) innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

8. Uzgodnienie stanu przez potwierdzenie za wyjątkiem potwierdzenia wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów trwałych leży w gestii właściwego głównego księgowego.

9. Uzgodnienie stanu przez potwierdzenie własnych składników aktywów trwałych powierzonych innym jednostkom dokonuje komórka odpowiedzialna za ewidencję majątku.

W przypadku wystąpienia różnic decyzję o sposobie ich rozliczenia podejmuje kierownik MSZ.

10. Weryfikacja poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami leży w gestii właściwego głównego księgowego. Weryfikacja dotyczy w szczególności:

1) wartości niematerialnych i prawnych;

2) materiałów i towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych;

3) środków pieniężnych w drodze;

4) niepotwierdzonych rozrachunków z placówkami zagranicznymi;

5) zobowiązań dla których kontrahent nie przesłał potwierdzenia salda;

6) czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów;

7) należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz publicznoprawnych;

8) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

9) aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy oraz wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt. 1 i 2 ustawy jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe;

10) gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych;

11) funduszy własnych i funduszy specjalnych;

12) rezerw i przychodów przyszłych okresów;

13) innych rozliczeń międzyokresowych;

14) nieobjętych w danym roku obowiązkiem spisu z natury składników majątku.

§ 15. 1.Ustala się następujące terminy inwentaryzowania składników majątkowych:

1) co 2 lata: znajdujące się w strzeżonych składowiskach zapasy materiałów objęte ewidencją ilościowo – wartościową;

2) co 4 lata: znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie;

3) co rok: pozostałe składniki aktywów i pasywów w terminach określonych w ustawie.

2. Dodatkowo inwentaryzację przeprowadza się zawsze:

1) w dniu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie;

2) w sytuacji wystąpienia wypadków losowych i innych, w wyniku których nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku.

3. Inwentaryzację poprzez weryfikację i potwierdzenia sald dokonują pracownicy wydziałów nadzorujących sprawy finansowe Centrali MSZ lub Resortu SZ w porozumieniu z pracownikami pozostałych komórek organizacyjnych. Uzgodnienie stanu, w drodze potwierdzeń, składników majątku trwałego powierzonego innym jednostkom dokonuje komórka organizacyjna odpowiedzialna za ewidencję majątku.

4. Spisu z natury gotówki zgromadzonej w kasie dokonuje komisja inwentaryzacyjna wyznaczona wspólnie przez głównego księgowego właściwego dla Centrali MSZ oraz głównego księgowego właściwego dla Resortu SZ. W przypadku ujawnienia różnic propozycję ich rozliczenia zatwierdza kierownik MSZ.

5. Inwentaryzację środków trwałych, środków trwałych w budowie, materiałów w magazynie oraz zasobów bibliotecznych przeprowadzają komisje powołane zgodnie z instrukcjami inwentaryzacyjnymi właściwymi dla Centrali MSZ lub Resortu SZ.

DZIAŁ II

Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego

Rozdział 4

Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów

§ 16. 1. Stosowane w MSZ zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają z przepisów:

1) ustawy;

2) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maj a 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. 114, poz. 761, z późn. zm.);

3) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, z późn. zm.).

4) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. 238, poz. 1579).

§ 17. 1. Wartości niematerialne i prawne wycenia się w następujący sposób:

1) nabyte z własnych środków – według cen nabycia;

2) otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu – w wartości określonej w tej decyzji lub według wartości rynkowej;

3) otrzymane na podstawie darowizny – według wartości rynkowej na dzień nabycia lub wynikającej z dokumentu przekazania.

2. Wartość rynkowa określana jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku.

3. Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się w wartości netto, z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych, a także odpisów z tytułu trwałej utraty wartości.

§ 18. 1. Rzeczowe aktywa trwałe obejmują:

1) środki trwałe;

2) pozostałe środki trwałe;

3) środki trwałe w budowie (inwestycje);

4) zbiory biblioteczne;

5) dobra kultury.

2. Rzeczowe aktywa trwałe obejmujące środki trwałe, pozostałe środki trwałe, zbiory biblioteczne, dobra kultury, w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:

1) w przypadku zakupu – według ceny nabycia;

2) w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji składnika majątku – według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według ceny rynkowej lub w inny sposób określonej wartości godziwej;

3) w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia otrzymania lub niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu;

4) w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego – w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu lub według wartości rynkowej;

5) w przypadku otrzymania z placówek zagranicznych rzeczowych aktywów trwałych z wyłączeniem dóbr kultury ujmowanych w księgach inwentarzowych – według wartości rynkowej, z uwzględnieniem ust. 3.

3. Dobra kultury otrzymane do użytkowania z placówki zagranicznej lub od dysponenta części przyjmowane są przez dysponenta trzeciego stopnia do ewidencji po dokonaniu wyceny zleconej przez komórkę właściwą do spraw infrastruktury i określeniu ich wartości rynkowej.

4. Dobra kultury przekazane z placówki zagranicznej przyjmowane są przez dysponenta części do ewidencji pozabilansowej na podstawie protokołu przekazania z placówki zagranicznej w wartości przeliczonej po średnim kursie dla danej waluty ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia protokołu lub w przypadku posiadania aktualnej wyceny rzeczoznawcy według tej wyceny.

§ 19. 1. Środki trwałe to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o wartości początkowej wyższej niż określona w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych oraz środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa w stosunku do którego MSZ sprawuje uprawnienia właścicielskie.

2. Środki trwałe obejmują w szczególności:

1) grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu;

2) budynki i budowle, a także będące odrębną własnością lokale,

3) maszyny i urządzenia;

4) środki transportu i inne rzeczy;

5) ulepszenia w obcych środkach trwałych.

3. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji to wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena przekracza kwotę określoną w odrębnych przepisach.

4. Wydatkami na ulepszenie środków trwałych są wydatki powodujące zwiększenie wartości użytkowej tych środków z dniem przekazania ich do użytkowania.

5. Do wydatków na ulepszenie środków trwałych zalicza się wydatki na ich:

1) przebudowę czyli zmianę polegającą na poprawieniu istniejącego stanu środków trwałych na inny;

2) rozbudowę czyli powiększenie albo rozszerzenie składników majątkowych, w szczególności zaś budynków i budowli;

3) rekonstrukcję czyli odtworzenie lub odbudowanie zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych;

4) adaptację czyli przystosowanie lub przerobienie składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż było jego pierwotne przeznaczenie albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych;

5) modernizację czyli unowocześnienie środków trwałych.

6. Na dzień bilansowy środki trwałe, z wyjątkiem gruntów i dóbr kultury, których się nie umarza, wycenia się w wartości netto, którą stanowi wartość początkowa pomniejszona o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

7. Środki trwałe ewidencjonuje się na koncie 011 „Środki trwałe”.

8. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, których jednostkowa cena przekracza wartość określoną w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888, z późn. zm.) finansuje się ze środków na inwestycje, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. 238 poz. 1579). Środki te umarzane są stopniowo, z wyjątkiem gruntów i dóbr kultury, według stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

9. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”.

10. Amortyzacja obciąża konto 400 „Amortyzacja”. W MSZ przyjmuje się metodę liniową amortyzacji dla wszystkich środków trwałych.

11. Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów. Wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz jednostki z aktualizacji środków trwałych.

§ 20. 1. Pozostałe środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o wartości poniżej 350 zł uznaje się za materiały i odnosi bezpośrednio w koszty, z wyjątkiem mebli, dywanów, sprzętu AGD i RTV , sprzętu teleinformatycznego o wartości poniżej 350 zł, które podlegają ewidencji ilościowej. Koszt ich zakupu obciąża konto zespołu 4. Zaliczenie do materiałów nie wyklucza oznakowania dla celów inwentaryzacji.

2. Pozostałe środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o wartości równej lub wyższej niż 350 zł, a niższej niż 1500 zł są prowadzone wyłącznie w ewidencji ilościowej, a koszt ich zakupu odnosi się bezpośrednio na konto zespołu 4.

3. Pozostałe środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o wartości równej lub wyższej niż 1500 zł, a niższej lub równej wielkości określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych ujmuje się ilościowo – wartościowo w księgach inwentarzowych i wartościowo na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” lub na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Pozostałe środki trwałe i wartości niematerialne i prawne ujęte na kontach 013 i 020 umarza się jednorazowo, a wartość umorzenia odnosi się na konto 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” w korespondencji z kontem 401 „Zużycie materiałów i energii”.

4. Dopuszcza się ewidencjonowanie na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” składników majątku o wartości poniżej 350 zł na podstawie decyzji właściwego głównego księgowego.

5. Nie ewidencjonuje się na kontach 020 i 013 pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości do 3500 zł (włącznie) zakupionych ze środków Resortu na potrzeby placówek zagranicznych.

§ 21. 1. Środki trwałe w budowie (inwestycje) to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia środków trwałych do dnia zakończenia inwestycji, koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów, oraz koszty poniesione na budowę systemów informatycznych.

2. Do kosztów inwestycji zalicza się w szczególności następujące koszty:

1) dokumentacji projektowej;

2) nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową;

3) badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu;

4) przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o uzyski ze sprzedaży zlikwidowanych na nim obiektów;

5) opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy;

6) założenia stref ochronnych i zieleni;

7) nadzoru autorskiego i inwestorskiego;

8) ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy;

9) sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania;

10) inne koszty bezpośrednio związane z budową.

§ 22. 1. Zbiory biblioteczne to dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, a zwłaszcza dokumenty graficzne, piśmiennicze, kartograficzne, ikonograficzne, muzyczne, dźwiękowe, wizualne, audiowizualne i elektroniczne, zgodnie z ustawą z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2012 r. poz. 642, z późn. zm.). Do zbiorów bibliotecznych nie zalicza się publikacji przyjętych do używania przez pracowników MSZ, spisanych w koszty w miesiącu przyjęcia do używania.

2. Zakupione zbiory są rejestrowane w księgach inwentarzowych w cenie nabycia. Zbiory ujawnione lub darowane wycenia się według wartości szacunkowej ustalonej przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawie zarządzania zbiorami bibliotecznymi MSZ i zatwierdzonej przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, o której mowa powyżej. Rozchody wycenia się w wartości ewidencyjnej.

3. Zbiory biblioteczne bez względu na wartość umarzane są w 100% w miesiącu przyjęcia ich do używania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” w korespondencji z kontem zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Zbiory biblioteczne ewidencjonuje się na koncie 014 „Zbiory biblioteczne”.

§ 23. 1. Dobro kultury to każdy przedmiot ruchomy i nieruchomy, dawny lub współczesny, mający znaczenie dla dziedzictwa i rozwoju kulturalnego ze względu na jego wartość historyczną, naukową lub artystyczną, bez względu na wartość finansową.

2. Dobro kultury przyjmowane jest do ewidencji na koncie 016 „Dobra kultury”.

3. Dobro kultury nie podlega umarzaniu.

4. Dobro kultury o wartości powyżej wartości określonej w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych finansowane jest ze środków przeznaczonych na inwestycje.

§ 24. 1. Zapasy obejmują materiały oraz materiały w drodze. Materiały wycenia się w cenach ewidencyjnych równych cenom nabycia. W MSZ prowadzi się ewidencję obrotu magazynowego na koncie 310 „Materiały”. Księgi pomocnicze ilościowo – wartościowe prowadzone są przez magazynierów.

2. Dla wyceny stanu i rozchodów zapasów przyjmuje się metodę rzeczywistych cen nabycia, przy czym wartość rozchodu ustala się metodą pierwsze przyszło – pierwsze wyszło.

§ 25. 1. Należności długoterminowe to należności, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego. Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek naliczonych na koniec kwartału.

2. Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od dnia bilansowego. Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, wydaniu decyzji o zastosowaniu ulgi w spłacie lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek naliczonych na koniec kwartału.

3. Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się na koniec każdego kwartału i na dzień bilansowy według zasad obowiązujących na dzień bilansowy czyli według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez NBP na ten dzień. Dopuszcza się sporządzenie tej wyceny na koniec miesiąca. Różnice kursowe powstałe przy spłacie należności wyrażonych w walutach obcych zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych albo ujmuje się na koncie 753 „Rozliczenie różnic kursowych” lub rozlicza się zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy.

4. Należności wyrażone w walutach obcych na dzień ich powstania wycenia się po średnim kursie dla danej waluty ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień.

5. Umarzanie należności dokonuje się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

6. Na podstawie art. 58 ust. 6 ustawy dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych dopuszcza się niedochodzenie należności budżetu z tytułu umowy cywilnoprawnej, której kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł na dzień decyzji merytorycznej kierownika właściwej komórki organizacyjnej, na dzień zakończenia egzekucji komorniczej na podstawie postanowienia lub na dzień bilansowy na podstawie protokołu sporządzonego przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw finansowych Centrali MSZ i Resortu SZ. Należność tę odpisuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

7. Dopuszcza się przyjęcie nienależnych wpłat do wysokości nieprzekraczającej kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym i wykazanie jako pozostałe przychody finansowe.

8. Wycena należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadzana jest nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

9. Odpisów aktualizujących w wysokości 100 % należności dokonuje się w przypadku zalegania z płatnością na dzień bilansowy przez okres dłuższy niż 90 dni oraz w przypadkach określonych w ustawie. Odpisów aktualizujących w wysokości 100 % dokonuje się również w przypadku stwierdzenia, iż należność występująca na dzień bilansowy nie została uregulowana do dnia 15 marca roku następnego.

§ 26. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

§ 27. Walutę obcą na dzień bilansowy i na koniec każdego kwartału wycenia się według kursu średniego danej waluty, ogłoszonego przez NBP na ten dzień. Dopuszcza się sporządzenie tej wyceny według kursu średniego danej waluty, ogłoszonego przez NBP na ten dzień również na koniec miesiąca. W ciągu roku operacje sprzedaży i kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji. W przypadku kupna lub sprzedaży walut oraz w celu spłaty zobowiązania lub odsprzedaży do banku walut pochodzących z zapłaty należności w walucie obcej w celu pozyskania waluty krajowej, kursem faktycznie zastosowanym jest bieżący kurs zastosowany przez bank dla danej operacji. W przypadku operacji zapłaty należności lub zobowiązań w walucie obcej z konta walutowego wyceny dokonuje się według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez NBP na dzień poprzedzający dokonanie zapłaty.

§ 28. W związku z § 10 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministerstwa Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2016 r. poz. 69) ustala się kwotę środków, w wysokości pogotowia kasowego ustalonego odrębnie i w zakresie swoich kompetencji przez kierujących komórką organizacyjną właściwą do spraw administracji lub finansów, które ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca nie będą zwracane z kasy na rachunek bankowy Resortu SZ lub Centrali MSZ.

§ 29. Rezerwy, o których mowa w art. 35d ustawy, tworzy się przed zamknięciem ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy.

§ 30. 1. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług wycenia się nie później niż na koniec kwartału i na dzień bilansowy w kwocie wymagającej zapłaty.

2. Zobowiązania wyrażone w walutach obcych na dzień ich powstania wycenia się po średnim kursie dla danej waluty ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień.

3. Na koniec każdego kwartału wycenia się zobowiązania według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. Dopuszcza się sporządzenie tej wyceny według kursu średniego danej waluty, ogłoszonego przez NBP na ten dzień również na koniec miesiąca. Różnice kursowe powstające przy spłacie zobowiązań zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych albo ujmuje się na koncie 753 „Rozliczenie różnic kursowych” lub rozlicza się zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy.

§ 31. 1. Za datę wypłaty zaliczki na podróż służbową uznaje się datę pobrania waluty z banku lub wypłaty zaliczki z konta walutowego. Wypłata zaliczki w walucie obcej ujmowana jest w księgach rachunkowych na kontach rozrachunkowych w złotych według kursu zastosowanego przez bank w dniu obciążenia rachunku MSZ i dodatkowo może być ewidencjonowana w walutach obcych. Wyjątek stanowią zaliczki wypłacane w walucie obcej na podróże służbowe dotyczące umowy bliźniaczej, dla których ujęcie w księgach rachunkowych następuje równocześnie w walucie oraz złotych wg kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez NBP na dzień poprzedzający dokonanie wypłaty.

2. Przyjmuje się:

1) datę rozliczenia służbowej podróży zagranicznej – jako datę operacji;

2) pobranie dewiz na placówce zagranicznej nie traktuje się jako wypłaty zaliczki w rozumieniu § 20 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Pobrane dewizy podlegają rozliczeniu jako refundacje na placówki zagraniczne;

3) w przypadku delegacji bez zaliczki pobranej w kraju do rozliczenia i ujęcia w koszty delegacji stosuje się kurs średni z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia;

4) w przypadku pobrania zaliczki w kraju do ujęcia w koszty delegacji stosuje się kurs z dnia wypłaty zaliczki faktycznie zastosowany zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy, a do rozliczenia z osobą delegowaną stosuje się kurs określony zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, o którym mowa w ust. 2 pkt 2.

Rozdział 5

Ustalanie wyniku finansowego

§ 32. Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, według rodzajów kosztów i jednocześnie w podziałkach klasyfikacji budżetowej wydatków. Podział według klasyfikacji budżetowej nie dotyczy kosztów ponoszonych ze środków pozabudżetowych.

§ 33. 1. Wynik finansowy w MSZ ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 „Wynik finansowy”.

2. Wynik finansowy netto składa się z:

1) wyniku ze sprzedaży;

2) wyniku z pozostałej działalności operacyjnej;

3) wyniku z operacji finansowych;

§ 34. 1. Placówki zagraniczne są odrębnymi jednostkami budżetowymi prowadzącymi odrębną gospodarkę finansową i księgi rachunkowe, będącymi odrębnym zamawiającym i zaopatrującym się we własnym zakresie.

2. W przypadkach merytorycznie uzasadnionych w ramach swojej działalności Resort SZ dokonuje zakupów na potrzeby placówek zagranicznych, w szczególności w zakresie telekomunikacji, systemu zabezpieczenia technicznego, bezpieczeństwa, promocji i informacji. Zakupy te mogą dotyczyć:

1) książek;

2) materiałów, w tym:

a) urządzeń,

b) materiałów eksploatacyjnych do urządzeń,

c) pieczęci i tablic urzędowych,

d) elementów identyfikujących jednostkę,

e) materiałów promocyjnych;

3) gotowych środków trwałych.

3. W przychody związane z działalnością podstawową MSZ Resort SZ zalicza w szczególności opłaty za czynności konsularne dokonane za granicą.

4. W koszty działalności podstawowej ewidencjonuje się w szczególności: materiały promocyjne, informacyjne, druki przekazane placówkom zagranicznymi lub do innych instytucji.

Rozdział 6

Zasady zaliczania dowodów księgowych w koszty danego miesiąca

§ 35. 1. Dowody księgowe ujmowane są w koszty danego miesiąca zgodnie z § 9 ust. 4.

2. Koszty usług telefonicznych wraz z abonamentem, zakupu nośników energii i innych o podobnym charakterze z uwagi na cykliczność i porównywalność kwot w poszczególnych miesiącach księgowane są do danego roku w następujący sposób:

1) dowody księgowe za pełny okres rozliczeniowy i abonament za styczeń następnego roku zaliczane są do kosztów danego roku, w którym przypada okres rozliczeniowy;

2) dowody księgowe za okres rozliczeniowy przypadający w dwóch różnych, rocznych okresach sprawozdawczych są ujmowane w kosztach następnego roku.

3. Przyjmuje się uproszczoną zasadę polegającą na przyjęciu, że koszty przyjmowane w okresie sprawozdawczym, a dotyczące działalności przyszłych okresów, w szczególności koszty: składek, prenumerat, ubezpieczeń majątkowych, abonamentów, biletów lotniczych i kolejowych, czynszów nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem konta 640 „Rozliczenia między okresowe kosztów” ze względu na nieistotny wpływ na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy MSZ występujące z tego samego tytułu i przechodzące z roku na rok w zbliżonej wartości.

4. Dopuszcza się zastosowanie rozliczeń międzyokresowych zgodnie z decyzją podjętą przez głównego księgowego Resortu SZ lub Centrali MSZ, odpowiednio.

5. Nie dokonuje się biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynikających z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych.

DZIAŁ III

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Rozdział 7

Zakładowy plan kont

§ 36. 1. MSZ prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont.

2. Zakładowy plan kont zawiera:

1) wykaz kont syntetycznych obowiązujących w MSZ w zakresie Resortu SZ określony w załączniku nr 1 do instrukcji;

2) wykaz kont syntetycznych obowiązujących w MSZ w zakresie Centrali MSZ określony w załączniku nr 2 do instrukcji;

3) przyjęte zasady klasyfikowania zdarzeń, tworzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi w MSZ w zakresie Resorcie SZ określone w załączniku nr 3 do instrukcji;

4) przyjęte zasady klasyfikowania zdarzeń, tworzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi w MSZ w zakresie Centrali MSZ określone w załączniku nr 4 do instrukcji;

5) wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w procesie przetwarzania danych oraz opis algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych określone w załączniku nr 5 do instrukcji.

3. Główny księgowy Resortu SZ lub Centrali MSZ, odpowiednio, jest uprawniony do aktualizowania wykazu kont syntetycznych i ich opisu, w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych. Dopuszcza się przygotowanie aktualizacji kont syntetycznych i ich opisu na koniec roku obrotowego. Konta analityczne są tworzone na bieżąco.

4. Wprowadzony w MSZ zakładowy plan kont umożliwia sporządzenie sprawozdań z wykonania budżetu, a także sprawozdań finansowych.

5. Dopuszcza się anulowanie kont w układzie syntetycznym i analitycznym dla kont, które ze względu na swój charakter nie wykazywały żadnych obrotów w roku bieżącym, a saldo bilansu otwarcia było równe „0”.

Rozdział 8

Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych

§ 37. 1. W MSZ funkcjonują:

1) system komputerowy „FK MSZ Egeria”, który zawiera następujące moduły:

a) Finanse i Księgowość – moduł FK współpracuje z modułami Planowanie i Budżetowanie, Księga Główna, Należności – Zobowiązania, Placówki, Pożyczki Konsularne, Dysponenci, Analizy oraz Gospodarka Magazynowa. Współpraca odbywa się za pomocą wbudowanych funkcji systemu takich jak automaty księgujące, automaty dekretujące, odpowiednich akcji na zdarzeniu,

b) Moduł Planowanie i Budżetowanie – moduł wykorzystywany jest w zakresie planowania oraz budżetowania MSZ,

c) Moduł Analizy – moduł służący do wykonywania raportów w celach podglądowych,

d) Moduł Pożyczki Konsularne – moduł wykorzystywany do rozliczeń pożyczek konsularnych,

e) Moduł Gospodarka Magazynowa – moduł wykorzystywany do prowadzenia gospodarki magazynowej,

f) Moduł Środki Trwałe – moduł wykorzystywany do prowadzenia ewidencji inwentarzowej składników majątkowych,

g) Moduł Dysponenci – moduł wykorzystywany jest przez komórki organizacyjne. Pozwala na rejestracje dokumentów takich jak faktury, umowy. Umożliwia także raportowanie w celach podglądowych, przykładowo: stanu realizacji limitu wydatków komórki organizacyjnej,

h) Moduł Należności – Zobowiązania – module umożliwia rozliczanie należności i zobowiązań, pozwala na dekretowanie i księgowanie zaewidencjonowanych operacji gospodarczych z możliwością skorzystania ze zdefiniowanych automatów,

i) Moduł Księga Główna – moduł zawierający zbiór wszystkich kont syntetycznych wykorzystywanych w MSZ i zawartych w planie kont,

j) Moduł Sprzedaż – moduł wykorzystywany do prowadzenia rejestru VAT,

k) Moduł Placówki – moduł wykorzystywany w celu rozliczeń administracyjno – finansowych placówek dyplomatycznych;

2) system komputerowy Person Kadry – Płace System HR współpracuje automatycznie z modułem FK, DD;

3) ZUS, Płatnik;

4) System bankowości elektronicznej NBP;

5) System Trezor.

2. MSZ posiada szczegółowy opis systemu komputerowego „ FKMSZ Egeria” moduł: FK, PB, PA, DD, GM, AA, PK, NZ, ST, KG oraz komputerowego systemu Kadrowo – Płacowego Person. Szczegółowa dokumentacja zawiera:

1) wykaz programów;

2) procedury, funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych;

3) opis struktury baz danych, wykaz zbiorów i wzajemnych powiązań.

3. Pomocniczo wykorzystywany jest elektroniczny System ewidencji i katalogowania MONA.

4. Określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji:

DZIAŁ IV

System ochrony danych w MSZ

Rozdział 9

Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

§ 38. 1. Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji MSZ:

1) sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość;

2) księgowego systemu informatycznego;

3) kopii zapasowych zapisów księgowych;

4) zasad rachunkowości;

5) ksiąg rachunkowych;

6) dowodów księgowych;

7) dokumentacji inwentaryzacyjnej;

8) sprawozdań finansowych.

2. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

1) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. „ backupów” na koniec każdego:

a) dnia pracy,

b) tygodnia pracy,

c) miesiąca pracy.

2) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach: imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika;

3) profilaktykę antywirusową;

4) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. „firewalls”.

3. Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat.

Rozdział 10

Przechowywanie zbiorów

§ 39. 1. W sposób trwały, przechowywane są zatwierdzone sprawozdania finansowe, a w sposób trwały nie krótszy niż 50 lat także dokumentacja płacowa: listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie, których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek.

2. Okresowemu przechowywaniu podlegają:

1) dowody księgowe dotyczące pożyczek, kredytów i innych umów, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

2) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu ich ważności;

3) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

4) księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty – przez okres 5 lat.

3. Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory lub dokumenty dotyczą.

Rozdział 11

Udostępnianie danych i dokumentów

§ 40. Udostępnianie osobie trzeciej sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości MSZ ma miejsce:

1) w siedzibie lub jednej z lokalizacji MSZ, po uzyskaniu zgody kierownika MSZ lub upoważnionej przez niego osoby;

2) poza siedzibą lub jedną z lokalizacji MSZ, po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika MSZ i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów, chyba, że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Załączniki do Instrukcji w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych dla dysponenta
części23 i 45 budżetu państwa – jednostki budżetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych i dysponenta trzeciego stopnia
środków budżetu państwa – jednostki budżetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych

Załącznik nr 1

ZAKŁADOWY PLAN KONT MINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2

AKTUALIZACJA PLANU KONT OBOWIĄZUJĄCA OD 1.01.2016 ROKU

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 3

ZAKŁADOWY PLAN KONT MINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj