W świadectwie pracy umieszcza się tylko informacje dopuszczone przepisami prawa pracy. Nie wolno umieszczać żadnych innych danych, nawet gdyby pracodawca uważał, że mogą być one przydatne dla kolejnych pracodawców.

Pomocniczy wzór świadectwa pracy znajduje się w rozporządzeniu w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (dalej: rozporządzenie) [wzór]. Zdecydowana większość pracodawców stosuje ten wzór przy wydawaniu pracownikom świadectwa pracy. Poniżej opisano sposób wypełniania poszczególnych rubryk tego dokumentu, opierając się na ww. wzorze z rozporządzenia oraz uwzględniając znajdującą się w tym rozporządzeniu instrukcję.

Oznaczenie stron

W lewym górnym rogu świadectwa pracy znajduje się miejsce na oznaczenie pracodawcy oraz jego siedziby lub miejsca zamieszkania. Natomiast poniżej umieszczono pole na numer REGON-EKD.

Z instrukcji w rozporządzeniu o świadectwie pracy wynika, że numer REGON-EKD to identyfikator pracodawcy nadawany przez właściwy wojewódzki urząd statystyczny. Wyjaśnienia wymaga jednak, że urzędy statystycznie od 2000 r. nie nadają już pracodawcom numeru EKD. Zamiast niego stosowana jest klasyfikacja PKD (obecnie PKD 2007) – przy czym kod PKD nie jest elementem numeru identyfikacyjnego (par. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej; Dz.U. nr 69, poz. 763). Zatem wystarczające będzie podanie numeru REGON.