Wydatki dotyczące nieruchomości wykorzystywanej przez najemcę na podstawie umowy najmu są kosztami podatkowymi, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wyłączone z tych kosztów na podstawie art. 23 updof lub art. 16 ust. 1 updop. Do kosztów uzyskania przychodów najemca może zaliczyć m.in. wydatki na opłaty czynszowe i pozaczynszowe (media), ochronę nieruchomości i jej monitoring, prace remontowe, zakup wyposażenia itd. Wymienione wydatki są dla najemcy nieruchomości kosztami pośrednio związanymi z przychodami, gdyż nie można przypisać ich wartości do określonych przychodów, choć niewątpliwe warunkują uzyskanie tych przychodów. Wobec tego wydatki te są zaliczane w ciężar kosztów podatkowych w dacie ich poniesienia. Jak ustalić moment poniesienia kosztu pośredniego w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych i pkpir, pisaliśmy w pkt 1.2. "Rozliczanie kosztów przez wynajmującego".

1. Rozliczanie nakładów na wynajmowaną nieruchomość

W dacie poniesienia są również potrącane wydatki dokonane przez najemcę na prace remontowe w najmowanej nieruchomości. Przypomnijmy, że najemcę mogą obciążać jedynie drobne nakłady związane ze zwykłym używaniem nieruchomości, natomiast nakłady na istotne remonty nieruchomości obciążają już wynajmującego (art. 662 i art. 663 k.c.). Do drobnych nakładów, które obciążają najemcę nieruchomości, można zaliczyć m.in. drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian i podłóg, drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu oraz wody.