§ 7. 1. Podmiot spełnia wymagania w zakresie systemu zapewnienia jakości usług, jeżeli posiada wdrożony system zarządzania jakością obejmujący usługi KSU, których dotyczy rejestracja podmiotu w KSU i o których mowa w § 3 pkt 1 lit. b, pkt 3 i pkt 4 lit. b, oraz:

1) posiada określoną misję swojej działalności oraz zdefiniowane cele strategiczne i operacyjne, które są okresowo weryfikowane i aktualizowane;

2) posiada strukturę organizacyjną odpowiednią do specyfiki działania podmiotu, w tym świadczenia usług KSU;

3) prowadzi działalność zgodnie z dokumentami założycielskimi oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności prowadzi dokumentację kadrową i księgową;

4) posiada procedury kontroli wewnętrznej i ewaluacji działań, które systematycznie analizuje, oraz podejmuje działania korygujące i zapobiegawcze;

5) posiada opracowany system zasad wyboru, weryfikacji oraz sposobu współpracy z podwykonawcami lub dostawcami;

6) posiada jednoznacznie określony zakres odpowiedzialności oraz uprawnień pracowników i ich wymaganych kompetencji;

7) posiada wdrożony i funkcjonujący system ciągłego doskonalenia i rozwoju pracowników;

8) posiada system monitorowania jakości usług i zadowolenia usługobiorcy, w szczególności identyfikacji oraz sposobu likwidacji zagrożeń i wykorzystania szans;

9) określa wymagania dotyczące dostarczanej usługi dla usługobiorcy zgodnie z:

a) obowiązującymi przepisami prawnymi,

b) wymaganiami wyspecyfikowanymi przez usługobiorcę,

c) wymaganiami nieustalonymi przez usługobiorcę, ale niezbędnymi do realizacji usługi KSU;

10) określa i wdraża skuteczną komunikację z usługobiorcą odnośnie do:

a) informacji o usłudze KSU,

b) zapytań handlowych,

c) postępowań z umowami lub zamówieniami,

d) wprowadzania zmian do zapytań handlowych lub umów,

e) informacji zwrotnych od usługobiorcy, w tym reklamacji;

11) posiada opisy sposobu prowadzenia:

a) nadzoru nad udokumentowanymi informacjami,

b) nadzoru nad usługą niezgodną z wymaganiami określonymi dla danej usługi,

c) działań korygujących;

12) posiada opisane zasady postępowania dotyczące:

a) pierwszego kontaktu z podmiotem korzystającym z usług KSU, w tym sposobu postępowania w przypadku braku możliwości zrealizowania usług KSU,

b) przechowywania danych o podmiotach korzystających z usług KSU oraz o zrealizowanych usługach KSU, zapewniające poufność informacji, w szczególności ochronę danych osobowych,

c) prowadzenia sprawozdawczości na potrzeby Agencji.

2. Podmiot spełnia wymagania w zakresie systemu zapewnienia jakości usług, jeżeli posiada system zarządzania jakością, obejmujący usługi KSU, których dotyczy rejestracja podmiotu w KSU i o których mowa w § 3 pkt 4 lit. a, oraz zawierający opisane zasady postępowania, o których mowa w ust. 1 pkt 12, oraz:

1) udostępnia informacje o współpracujących instytucjach udzielających finansowania zwrotnego i oferowanych przez nie produktach;

2) realizuje usługi KSU terminowo, zgodnie z regulaminem działalności poręczycielskiej oraz odpowiednimi umowami z instytucjami udzielającymi finansowania zwrotnego.

3. [9] Podmiot spełnia wymagania w zakresie systemu zapewniania jakości usług, których dotyczy rejestracja podmiotu w KSU i o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a i pkt 2, jeżeli:

1) określa cele i zakres tematyczny usług rozwojowych zgodnie z wymaganiami wyspecyfikowanymi przez usługobiorców oraz posiada wdrożony system zarządzania jakością, spełniający co najmniej wymagania, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 3, 4, 8, 9, 10 lit. e oraz pkt 11, a także

2) posiada certyfikat lub dokument poświadczający udzielenie akredytacji potwierdzający spełnienie wymogów, o których mowa w pkt 1 oraz w § 6 ust. 6 pkt 1

– z zastrzeżeniem ust. 6.

4. [10] Certyfikat lub dokument poświadczający udzielenie akredytacji, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, jest wydawany:

1) dla każdego podmiotu świadczącego usługi rozwojowe po spełnieniu przez ten podmiot co najmniej wymagań, o których mowa w ust. 3 pkt 1 oraz w § 6 ust. 6 pkt 1, oraz

2) po przeprowadzeniu przez jednostkę wydającą certyfikat lub dokument poświadczający udzielenie akredytacji, o której mowa w ust. 5, niepowiązaną z podmiotem świadczącym usługi rozwojowe osobowo lub kapitałowo w rozumieniu art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, audytu certyfikującego albo akredytującego w oparciu o procedurę przewidującą przeprowadzenie audytu:

a) w siedzibie podmiotu oraz na podstawie dokumentów,

b) przez kadrę audytorską spełniającą wymagania określone dla danej certyfikacji lub akredytacji,

c) z zachowaniem bezstronności i obiektywizmu,

d) w sposób pozwalający na sprawdzenie zgodności działań podejmowanych przez podmiot z procedurami określonymi dla danego procesu certyfikacji lub akredytacji,

e) zakończonego sporządzeniem raportu, zawierającego co najmniej udokumentowanie przeprowadzenia audytu, ocenę zgodności lub braku zgodności działań podejmowanych przez podmiot z wymaganiami określonymi dla danego procesu certyfikacji lub akredytacji oraz wskazanie ewentualnych działań korygujących i terminu ich wdrożenia;

3) na okres nie dłuższy niż 3 lata, przy czym ponowne wydanie certyfikatu albo dokumentu potwierdzającego akredytację następuje po przeprowadzeniu audytu, zgodnie z warunkami, o których mowa w pkt 2.

5. [11] Jednostką wydającą certyfikat lub dokument poświadczający udzielenie akredytacji jest:

1) jednostka certyfikująca lub akredytująca systemy zarządzania w zakresie usług sklasyfikowanych w działach 70 i 85 klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2, ujętych w załączniku I do rozporządzenia (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2 i zmieniającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych (Dz. Urz. UE L 393 z 30.12.2006, str. 1, z późn. zm.), posiadająca akredytację udzieloną przez Polskie Centrum Akredytacji lub jednostka akredytująca będąca sygnatariuszem Wielostronnego Porozumienia EA (European cooperation for Accreditation Multilateral Agreement);

2) inna niż wymieniona w pkt 1 jednostka wydająca certyfikaty lub dokumenty poświadczające udzielenie akredytacji – w przypadku certyfikatów lub dokumentów poświadczających udzielenie akredytacji wydawanych zgodnie z warunkami, o których mowa w ust. 4, od co najmniej roku, licząc od dnia wydania pierwszego certyfikatu lub dokumentu poświadczającego udzielenie akredytacji.

6. [12] Uznaje się, że podmiot, który:

1) jest instytucją certyfikującą, o której mowa w art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji, lub podmiotem działającym na podstawie upoważnienia, o którym mowa w art. 47 ust. 2 tej ustawy,

2) posiada akredytację w zakresie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych, o której mowa w art. 68b ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 2156 oraz z 2016 r. poz. 35, 64, 195, 668 i 1010),

3) posiada uprawnienia do świadczenia usług rozwojowych prowadzących do zdobycia kwalifikacji potwierdzonych dyplomami mistrza i świadectwami czeladniczymi wydawanymi po przeprowadzeniu egzaminów w zawodach, o których mowa w art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 22 marca 1989 r. o rzemiośle (Dz. U. z 2015 r. poz. 1182 i 1782 oraz z 2016 r. poz. 64),

4) posiada uprawnienia do świadczenia usług rozwojowych prowadzących do zdobycia kwalifikacji nadawanych po ukończeniu studiów podyplomowych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572, z późn. zm.),

5) posiada uprawnienia do świadczenia usług rozwojowych prowadzących do zdobycia lub potwierdzenia kwalifikacji nadawanych po ukończeniu kursów dokształcających i szkoleń, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym,

6) posiada uprawnienia do świadczenia usług rozwojowych prowadzących do zdobycia kwalifikacji nadawanych po ukończeniu innych form kształcenia, o których mowa w art. 2 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2016 r. poz. 572),

7) posiada uprawnienia do świadczenia usług rozwojowych prowadzących do zdobycia kwalifikacji nadawanych po ukończeniu innych form kształcenia, w tym szkoleń i kursów dokształcających, o których mowa w art. 2 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2016 r. poz. 371 i 1079)

– spełnia wymagania w zakresie systemu zapewniania jakości wyłącznie tych usług.

§ 7. 1. [24] Podmiot spełnia wymagania w zakresie systemu zapewnienia jakości usług, jeżeli posiada wdrożony system zarządzania jakością obejmujący usługi KSU, których dotyczy rejestracja podmiotu w KSU i o których mowa w § 3 pkt 1 lit. b, pkt 3 i pkt 4 lit. b, oraz:

1) posiada określoną misję swojej działalności oraz zdefiniowane cele strategiczne i operacyjne, które są okresowo weryfikowane i aktualizowane;

2) posiada strukturę organizacyjną odpowiednią do specyfiki działania podmiotu, w tym świadczenia usług KSU;

3) prowadzi działalność zgodnie z dokumentami założycielskimi oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności prowadzi dokumentację kadrową i księgową;

4) posiada procedury kontroli wewnętrznej i ewaluacji działań, które systematycznie analizuje, oraz podejmuje działania korygujące i zapobiegawcze;

5) posiada opracowany system zasad wyboru, weryfikacji oraz sposobu współpracy z podwykonawcami lub dostawcami;

6) posiada jednoznacznie określony zakres odpowiedzialności oraz uprawnień pracowników i ich wymaganych kompetencji;

7) posiada wdrożony i funkcjonujący system ciągłego doskonalenia i rozwoju pracowników;

8) posiada system monitorowania jakości usług i zadowolenia usługobiorcy, w szczególności identyfikacji oraz sposobu likwidacji zagrożeń i wykorzystania szans;

9) określa wymagania dotyczące dostarczanej usługi dla usługobiorcy zgodnie z:

a) obowiązującymi przepisami prawnymi,

b) wymaganiami wyspecyfikowanymi przez usługobiorcę,

c) wymaganiami nieustalonymi przez usługobiorcę, ale niezbędnymi do realizacji usługi KSU;

10) określa i wdraża skuteczną komunikację z usługobiorcą odnośnie do:

a) informacji o usłudze KSU,

b) zapytań handlowych,

c) postępowań z umowami lub zamówieniami,

d) wprowadzania zmian do zapytań handlowych lub umów,

e) informacji zwrotnych od usługobiorcy, w tym reklamacji;

11) posiada opisy sposobu prowadzenia:

a) nadzoru nad udokumentowanymi informacjami,

b) nadzoru nad usługą niezgodną z wymaganiami określonymi dla danej usługi,

c) działań korygujących;

12) posiada opisane zasady postępowania dotyczące:

a) pierwszego kontaktu z podmiotem korzystającym z usług KSU, w tym sposobu postępowania w przypadku braku możliwości zrealizowania usług KSU,

b) przechowywania danych o podmiotach korzystających z usług KSU oraz o zrealizowanych usługach KSU, zapewniające poufność informacji, w szczególności ochronę danych osobowych,

c) prowadzenia sprawozdawczości na potrzeby Agencji.

2. Podmiot spełnia wymagania w zakresie systemu zapewnienia jakości usług, jeżeli posiada system zarządzania jakością, obejmujący usługi KSU, których dotyczy rejestracja podmiotu w KSU i o których mowa w § 3 pkt 4 lit. a, oraz zawierający opisane zasady postępowania, o których mowa w ust. 1 pkt 12, oraz: [25]

1) udostępnia informacje o współpracujących instytucjach udzielających finansowania zwrotnego i oferowanych przez nie produktach;

2) realizuje usługi KSU terminowo, zgodnie z regulaminem działalności poręczycielskiej oraz odpowiednimi umowami z instytucjami udzielającymi finansowania zwrotnego.

§ 7.  1. Podmiot spełnia wymagania w zakresie systemu zapewnienia jakości usług, jeżeli posiada wdrożony system zarządzania jakością obejmujący usługi KSU, których dotyczy rejestracja podmiotu w KSU i o których mowa w § 3 pkt 1–3 i 4 lit. b, zgodny z wymaganiami aktualnie obowiązującej normy PN-EN ISO 9001 oraz zawierający opisy postępowania dotyczące:

1) pierwszego kontaktu z podmiotem korzystającym z usług KSU, w tym sposobu postępowania w przypadku braku możliwości zrealizowania usług KSU;

2) udostępniania informacji o innych podmiotach zarejestrowanych w KSU, w szczególności ofercie ośrodków KSU;

3) przechowywania danych o podmiotach korzystających z usług KSU oraz o zrealizowanych usługach KSU, w sposób zapewniający poufność informacji, w szczególności ochronę danych osobowych;

4) współpracy między podmiotami zarejestrowanymi w KSU w zakresie:

a) koordynacji sporządzania i aktualizowania strategii rozwoju,

b) aktywnego uczestnictwa w działaniach podejmowanych przez KSU bądź na rzecz KSU,

c) tworzenia i realizacji wspólnej strategii promocyjnej KSU,

d) kierowania podmiotów korzystających z usług KSU do innych podmiotów zarejestrowanych w KSU, w szczególności ośrodków KSU;

5) prowadzenia sprawozdawczości na potrzeby Agencji.

2. Podmiot spełnia wymagania w zakresie systemu zapewnienia jakości usług, jeżeli posiada system zarządzania jakością, obejmujący usługi KSU, których dotyczy rejestracja podmiotu w KSU i o których mowa w § 3 pkt 4 lit. a, oraz zawierający opisy postępowania, o których mowa w ust. 1 pkt 1–3 i 5, oraz:

1) udostępnia informacje o współpracujących instytucjach udzielających finansowania zwrotnego i oferowanych przez nie produktach;

2) realizuje usługi KSU terminowo, zgodnie z regulaminem działalności poręczycielskiej oraz odpowiednimi umowami z instytucjami udzielającymi finansowania zwrotnego.